Elle présente une liste exhaustive et soigneusement compilée de 86 ratios utilisables par des institutions de microfinance. Ensemble des montants que peut immédiatement utiliser l'institution, comme les espèces, les soldes des comptes chèques, et les fonds déposés dans des comptes de dépôt à vue non rémunérés ou assortis de taux d'intérêt peu élevés. Guide, 1997. Pour ce faire, elle peut se fonder sur le TAUX DE RÉÉCHELONNEMENT DES PRÊTS, qui compare l'encours des crédits rééchelonnés à l'encours total. le logiciel a fait ses preuves. Ainsi donc, de nombreuses institutions de microfinance sont nettement incitées à améliorer leur système d’information de gestion. 4.4  Indicateurs de solvabilité financière, Total retraité des produits des services financiers. Les programmeurs modifient le code source dans leur copie, rement exécutée, et paralyse un système qui semblait puis recompilent le programme pour fournir au client une noufonctionner correctement (par exemple, en fin d'exer- velle version exécutable. Ils se calculent tous les quatre comme suit : Taux de croissance  =                                                  x 100 %. ? SHARE envisage d'installer un ordinateur Pentium dans chacune de ses agences pour décentraliser le système. Tous les systèmes de comptabilité établis pour les institutions de microfinance doivent produire au minimum les informations comptables suivantes : Pour plus de précisions sur la présentation type de ces informations comptables, le lecteur est prié de se reporter à la section modèles de rapport. La colonne intitulée compte prorogé indique si le compte a été prorogé au moins une fois. L'acquéreur peut, pour un montant additionnel, demander sa personnalisation et la conversion des données. Les bailleurs de fonds et les actionnaires sont les principaux utilisateurs des informations synthétisées qui leur sont communiquées périodiquement ? La première donne lieu au dépôt des fonds reçus de NewSystems dans un compte bancaire2. Il faut donc que les institutions prennent le temps d'analyser le système en détail et de préparer toutes les informations nécessaires sur sa structure et les besoins correspondants. Retraitement pour les subventions en nature. Quelles sont les réorganisations prévues ? Ils peuvent inclure les sommes versées par les investisseurs ou les bailleurs de fonds et les bénéfices non distribués. Il importe, pour calculer le RATIO DE LIQUIDITÉ IMMÉDIATE, d'exclure du dénominateur tout actif liquide correspondant à des subventions de bailleurs de fonds affectées à un usage spécial, ces dernières ne pouvant servir à couvrir les engagements. Le système permet, par exemple, aux chargés de clientèle de suivre la trésorerie d'un client sur plusieurs cycles de prêts et d'adapter le tableau d'amortissement aux besoins de l'intéressé. Il est possible d'associer un mot de passe à un nom ou à un poste pour réduire les droits d'accès de l'utilisateur à certains types de fonctions ou d'opérations du programme. Étudier la manière dont les rapports sont utilisés pour pouvoirsystématiquement les améliorer. Cela ne pose généralement pas de problème lorsque le programme de comptabilité opère sous Windows, l'interface autorisant de modifier le format de date. d'autres critères ? Il suit la structure du plan comptable et non celle des flux financiers du compte simplifié. De nombreuses directives et normes régissent l'enregistrement et la présentation des opérations1. Soundness in Microcredit Programs (New York, PACT Publications, 1994, p.10) ; et Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997, paragraphe 4.3.2). Les systèmes d’information géographique ou SIG sont des outils informatiques permettant d’acquérir, d’organiser, de gérer, de traiter, de représenter et de restituer des données géographiques. Une organisation peut disposer d'un personnel capable et motivé, mais si ce dernier ne possède pas l'information voulue, il lui sera impossible de donner la pleine mesure de son savoir-faire. Bien qu'un exemple de plan comptable en langue française soit fourni à l'annexe 2 (plan comptable inspiré de celui de la BCEAO, Banque Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest, pour les systèmes financiers décentralisés), il est recommandé aux lecteurs utilisant le système français de faire appel à un cabinet d'experts-comptables pour les aider à établir leur plan comptable. Par exemple, pour un actif dont la durée de vie utile est estimée à cinq ans, en application de la méthode de l'amortissement linéaire qui est la plus couramment employée, une charge correspondant au cinquième de la valeur comptable initiale de l'actif sera comptabilisée à chaque période. La maîtrise des résultats grâce aux systèmes d'information de gestion : l'exemple de SHARE. Un grand nombre d'indicateurs et de rapports sont le produit du regroupement d'informations émanant, d'une part, du système de comptabilité (telles que les recettes et les dépenses) et, d'autre part, du système de suivi du portefeuille (telles que le nombre et le montant des prêts, ou le nombre d'employés). Pour être exploitable, l’information subit des traitements. SHARE a décidé de créer de toutes pièces et sur place un système présentant un bon rapport coût-efficacité. Traduit en français par les services de traduction de la Banque mondiale. Lorsqu'ils ont terminé de traiter avec les clients, ils rentrent à l'agence, branchent leur portable sur l'ordinateur central, et téléchargent les données des transactions de la journée. Une institution comptant plusieurs agences peut assigner à chacune d'elles des séries de numéros différents. Augmentation des dépenses de personnel due au recrutement de nouveaux collaborateurs ou aux augmentations de salaires nécessitées par l'accroissement des responsabilités. les ajustements des comptes des clients (bordereaux du journal) ; ? De quelle manière les variations du taux influent-elles sur le calendrier d'amortissement ? Un rapport général sur l'ensemble des comptes dont il est responsable ? Support de cours à télécharger gratuitement sur Analyse des systèmes d’information de categorie Conception et analyse. Dans un système de comptabilité d'engagement, cette dotation aux provisions joue le même rôle que le compte 5110, et permet d'ajuster le montant des intérêts à recevoir en fonction des pertes attendues. Une base de données est l'outil informatique le mieux adapté au stockage et à la présentation des données financières dont ont besoin les institutions de microfinance. La colonne intitulée crédit net de l'épargne donne l'encours du prêt moins le montant de l'épargne obligatoire. 4. Ainsi, les besoins de ces différentes catégories d'usagers ont été pris en compte dans la conception du système d'information. Dans tous les cas, la subvention est égale au produit de la moyenne de l'encours de chaque emprunt contracté par l'institution à des conditions concessionnelles par l'écart entre le taux retenu et le taux d'intérêt effectivement payé (figure 1). Une institution pourrait souhaiter mettre au point d'autres indicateurs pour les intégrer dans ses procédures standards d'analyse des prêts et, partant, suivre leur évolution relativement aisément. Le personnel doit, quant à lui, utiliser la présentation plus détaillée du rapport E2. Il est important d'identifier ses points faibles et de savoir pourquoi les utilisateurs n'en sont pas satisfaits, pour que le nouveau système puisse répondre aux besoins ainsi mis en lumière. Toute institution de microfinance constituée en société a des fonds propres et tient les comptes ci-après : Capital investi par les actionnaires de l'institution. Pour plus de détails sur le mode de calcul des rendements, se reporter à l'Étude spéciale n°1 du CGAP (Washington, Banque mondiale, 1997). Le rapport doit aussi préciser le jour et l'heure à laquelle il a été imprimé afin d'éviter tout risque de confusion avec d'autres versions et, enfin, inclure des informations permettant d'identifier celui qui l'a préparé (journal des entrées dans le système). Effectuer des projections des flux de trésorerie est manifestement une opération complexe, qui fait intervenir de nombreuses inconnues. Les intérêts ainsi accumulés sont considérés comme un produit pour la période considérée parce qu'ils ont été encourus pendant ladite période. ? 21. SHARE est une institution de microfinance qui travaille dans le sud de l'Inde, dans l'État de l'Andhra Pradesh. Système de comptabilité comportant une interface avec d'autres modules. Leurs besoins sont simples et elles peuvent se contenter d'un système élémentaire pour suivre la qualité de leur portefeuille. Il est fréquemment nécessaire ? Cet indicateur fait intervenir le solde des prêts en cours plutôt que le montant initial des décaissements, ce qui permet d'obtenir une image plus fiable du niveau des services financiers fournis. ? Le nombre de clients n'est que l'un des facteurs déterminants de la quantité dedonnées à traiter ; parmi les autres on peut citer le type de prêts (prêts à des particuliers ou prêts collectifs) et la fréquence des versements. Ce logiciel permet de traiter les opérations de comptabilité des agences et bureaux régionaux de la Grameen Bank. Les nouveaux langages de programmation permettent d'élaborer plus rapidement et plus facilement des logiciels de meilleure qualité, de sorte que les programmeurs doivent passer moins de temps à écrire des séquences pour l'interface utilisateur (ce que l'utilisateur voit sur son écran) et peuvent consacrer plus de temps à écrire des séquences pour transformer les données en informations utiles. Syllabus Cours Système d’information Année 2005-2006 Responsable : Henri ISAAC Maître de conférences en sciences de gestion Dauphine Recherches en Management (CREPA) UMR CNRS n°7088 [email protected] Bureau P 417. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les principes comptables, le lecteurest invité à se rapporter à un ouvrage de comptabilité ou au manuel du Comité international de normalisation comptable (International Accounting Standards Committee - IASC). En cas de versements mensuels, les périodes pourraient être, comme dans notre exemple, de 1 à 30 jours, de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours, et plus de 90 jours. Considérons, par exemple, le numéro de compte 23406-5 : le dernier chiffre (5) sert de contrôle ; il est égal à la somme des chiffres du numéro du compte (2+3+4+0+6 = 15), sans le chiffre des dizaines. Le coût des révisions et des modifications requises par suite de l'évolution ou de la modification des procédures de l'institution n'est généralement pas inclus dans le calcul du coût de cet appui technique. Par exemple, le bilan simplifié sert aussi bien aux membres du conseil d'administration qu'aux actionnaires, tandis que le rapport sur les crédits en retard par agent de crédit peut être utilisé tant par le personnel de terrain que par les directeurs d'agence. Dépenses liées aux programmes d'une institution offrant plusieurs types de produits qui se distinguent des services financiers qu'elle offre par ailleurs. La traduction de l'interface utilisateur est effectuée dans le cadre de la personnalisation du système. Le document de conception du système lui permet de noter les relations ci-après : ? Or, c'est souvent sous la forme d'un indicateur que ces dernières sont le plus exploitables. 4.2.3  Taux de provision pour créances douteuses et taux d'abandon de créances. Comptes de prêt : nombre illimité de produits, définissables par l'utilisateur, y compris les prêts à des groupes. La présentation retenue dans le rapport D1 ne fait intervenir que deux « programmes », les services financiers et les services non financiers, entre lesquels les frais généraux ont été répartis avant la production du rapport. agent de crédit                                        ? Il n'existe pas de institution envisage d'acquérir un système déjà utilisé solution a priori. Grâce à l'harmonisation des règles comptables, l'informatisation d'un système de comptabilité pose peu de problèmes de conception. Si 4120 identifie les commissions perçues sur les prêts, le code 4120-12-11-01 caractérise le produit des commissions sur les prêts aux particuliers (code de programme 12) de l'agence 1 de la région centrale (code d'agence 11) qui sont affectées au fonds de trésorerie générale (code de bailleur de fonds 01). Un client peut être en retard de deux échéances mais, si seulement cinq jours se sont écoulés depuis son dernier versement, la situation n'est peut-être pas aussi grave que s'il n'avait effectué aucun versement depuis 50 jours. 1. Il comporte diverses options qui permettent de saisir des données épisodiques (telles qu'un nouvel intitulé de compte, des écritures d'ajustement, de nouveaux services, et des codes de projet). Le choix du dénominateur d'un ratio peut s'avérer déterminant 2. Les informations stratégiques peuvent examiner les résultats obtenus au niveau des remboursements par l'ensemble de l'institution (et les comparer à ceux d'autres établissements produits par des sources d'information extérieures). Périodicité des remboursements. Il est utile aussi de consulter l'auditeur externe de l'institution, bien que son appartenance au groupe de travail ne soit pas nécessaire. Chef, AGSM                                        Fonctionnaire principal, FAO, Rome, Italie                                Financements ruraux, Téléphone : (39) 6 52253817                 AGSM/FAO, Rome, Italie, Télécopie : (39) 6 52256850                     Téléphone: (39) 6 52253463, Courriel :          Télécopie : (39) 6 52256850, Grameen Bank, 152 agences et bureaux régionaux. Compte de résultat simplifié, résultats et prévisions, Commissions sur les crédits et commissions sur les services bancaires, Total, charges d'exploitation services financiers, Groupement :      Agence et ensemble de l’institution. 4. •   Le système opérant englobe toutes les fonctions liées à l’activité propre de l’entreprise : facturer les clients, régler les salariés, gérer les stocks. Il est indispensable de préparer des rapports pour diffuser les informations et, donc, permettre à ceux qui les utilisent de bien s'acquitter de leur tâche et de prendre des décisions appropriées. Autrefois, pour exploiter un réseau DOS, il fallait un logiciel réseau spécial, tel que Novell ou LANtastic. Or, l'installation d'un nouveau système ne doit pas entraîner la modification des opérations relatives aux prêts en cours : une institution ne saurait modifier ses règles à mi-parcours dans le cadre d'un arrangement contractuel. Autrement dit, elles ont besoin d'un système haut de gamme à de nombreux égards sans être tout à fait en mesure de l'exploiter. Plus tard, s'il leur arrive de rendre visite à un client défaillant pour discuter d'un retard de paiement, ils ne sauront rien de l'historique de son compte. combler une lacune au niveau des publications consacrées à la microfinance, tout en complétant les travaux antérieurement consacrés aux ratios financiers, à la gestion des portefeuilles et aux directives en matière de système d’information de gestion. Elle préconisait en effet d'employer le PORTEFEUILLE À RISQUE comme indicateur, et cette recommandation a vite été largement adoptée par les institutions financières les plus solides. De quelles autres informations les utilisateurs doivent-ils disposer pour être bien informés des résultats de l'organisation et du niveau de réalisation de ses objectifs plus généraux ? À quel moment ? Logiciel à la fois convivial et permettant à l'utilisateur de définir une large gamme de paramètres et de produits. Le présent guide pratique s'adresse aux deux groupes d'intéressés ? Bien que plusieurs sociétés informatiques offrent des systèmes d'exploitation DOS, Microsoft détient la majeure partie du marché (avec MS-DOS). De quelle manière les produits financiers devraient-ils évoluer ? Il s'agit fréquemment d'organisations non gouvernementales (ONG) qui offrent, entre autres, des services financiers. Hossain, Buro Tangail ; Damian von Stauffenberg et Shari Berenbach, Private Sector Initiatives Foundation ; Jean-Hubert Gallouet, Horus ; Claire Wavamunno, Bank of Uganda ; Eduardo Bazoberry, PRODEM ; Enrique Soruco, FIE ; Iftekhar Hossain, Acnabin & Co. ; Jacqueline Bass et Pierre Laroque, Desjardins International. Elle ne comporte que 16 rapports (et non 38). Il faut procéder à l'examen technique détaillé de tous les logiciels considérés (ce qui peut prendre une semaine par logiciel), puis concevoir le système dans son ensemble à un niveau de détail poussé ? Il convient d'évaluer le PORTEFEUILLE À RISQUE pour les prêts rééchelonnés séparément du portefeuille normal et de l'interpréter avec davantage de prudence. Copies de tous les états financiers les plus récents       ? ? Le circuit électrique permet-il l'installation d'ordinateurs au siège ? Les informations nécessaires à la gestion sont communiquées moins fréquemment, généralement une fois par mois ou par trimestre et les informations stratégiques une fois par an en temps ordinaire. Un système trop lent ou trop compliqué à utiliser peut décourager les utilisateurs et diminuer l’efficacité ou la pertinence des décisions. Attribution des intitulés et définition des commissions par les utilisateurs. Pour une étude plus détaillée, voir Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997, paragraphe 4.1). Il importe de toujours disposer d'une certaine marge pour faire face aux imprévus, dont le montant doit être fonction des observations passées. Le numérateur doit comporter l'ensemble des prêts autres que les premiers prêts accordés aux nouveaux clients. Définition. Les données sont extraites des rapports B4, D3 et E1. Accepte de volumineuses informations sur les clients, grâce à la définition de nouveaux champs par les utilisateurs. Il s'agit d'une base de données relationnelle : les données sont organisées en tablesdistinctes reliées par des champs clés. Bien que les logiciels commercialisés de sources diverses ne manquent pas, les programmes standards conçus pour la microfinance sont rarement une solution idéale, ne serait-ce que parce qu'il n'est pas facile d'obtenir un appui technique sur place. FIGURE 3.2 Modèle de rapport ponctuel à groupements multiples, Titre du rapport                       Rapport no : xxxx,            Imprimé le 26/04/96 à 13h50. Il est essentiel que les directeurs des institutions de microfinance soient en mesure de gérer les flux de trésorerie. Quelles options s'offrent aux institutions de microfinance qui doivent gérer les portefeuilles de leurs clients et tenir une comptabilité ? Informations sur les restrictions et les obligations des éléments exceptionnels imposées par les bailleurs de fonds et les organismes ? Le système permet-il de corriger les erreurs d'enregistrement des données ? Lorsqu'elle s'acquitte de cette obligation, elle subit certaines dépenses qu'elle finance par les produits comptabilisés d'avance qui sont alors considérés comme les produits de subventions. Le droit d'accès à la version EXTE est de 8 000 dollars pour les nouveaux acquéreurs et de 4 000 dollars, donc moitié moins cher, pour les institutions ayant une version antérieure de EXTE qu'ils souhaitent mettre à niveau. Il doit aussi indiquer, dans une section distincte, les versements reçus pendant cette période au titre de crédits antérieurement passés en perte. Reprise sur amortissements et provisions, 771  Produit de cession des éléments d'actif, 772  Quote-part des subventions virées au compte de résultat, Études portant sur les indicateurs financiers et la gestion financière. Approbation et décaissement des crédits, ? David Ferrand, Financial Analysis of Micro-Finance Institutions : An Introductory. Un client peut contracter un grand nombre d'emprunts au fil des années. Les deux manuels proposent plusieurs séries d'exercices pratiques pour permettre au lecteur de s'entraîner à calculer les ratios et donnent des exemples concrets de calcul des formules en utilisant des chiffres fictifs. La plupart des institutions de microfinance en viennent donc à élaborer une grande partie de leur système d’information de gestion pour qu'il réponde réellement à leurs besoins ; presque toutes celles qui l'ont fait avouent que la démarche demande beaucoup plus de temps, d'argent et d'attention de la part de leurs dirigeants que prévu. Total des clients actifs (diagramme en barres et ligne décrivant les projections annuelles), ? Modèle de section regroupant les indicateurs d’activité, 1    Entreprises recevant un premier crédit, 2    Entreprises recevant un crédit relais, 3    Total entreprises recevant un crédit, 8    Agent de crédit (équivalent plein temps), 9    Nombre moyen crédits actifs par agent de crédit, 10 Montant moyen portefeuille par agent de crédit, à reproduire pour tous les postes faisant l'objet d'un suivi, Modèle de section regroupant les indicateurs financiers et de gestion, Augmentation annuelle du nombre d'emprunteurs, Augmentation annuelle du nombre de déposants, Pourcentage des crédits aux groupes ciblés, Agents de crédit en pourcentage des effectifs, État récapitulatif des résultats d'exploitation Pour le trimestre achevé __________. Des versions spéciales du logiciel existent en russe et en thaïlandais. 3.2.2  Catégories et niveaux de détail des informations, Il peut être nécessaire, dans les institutions de taille importante, de présenter les mêmes informations à des niveaux de détail différents. ? Cette fois-ci, la comptable débite le compte 5010B (salaires financés par NewSystems) et crédite le compte 1010B. Il serait aussi souhaitable d'avoir un système de tenue de dossiers manuel qui puisse être utilisé à la place du système informatique. Se doter de tels systèmes sans alourdir les coûts peut poser un véritable dilemme. Les montants apparaissant dans la colonne intitulée « Total » sont égaux à la somme des chiffres portés dans la colonne consacrée au siège et dans celles des régions. Pour éviter toute erreur d'interprétation, les indicateurs ne devraient jamais être interprétés indépendamment les uns des autres. Introductionàl’informatique Courscomplet G.Santini,J.-C.Dubacq IUTdeVilletaneuse S12016 G.Santini,J.-C.Dubacq (IUTV) Introductionàl’informatique S12016 1/235 1, 1.2 Qu'est-ce qu'un système d'information de gestion ? Ils s'appuient sur les rapports mensuels sur la qualité du portefeuille, par exemple, et sont prêts à prendre les mesures qui s'imposent sur la base des signes d'avertissement que ces derniers peuvent fournir. par agent de crédit, par agence, et pour l'ensemble de l'institution. ? Encadré 5.2 Même les bons systèmes doivent un jour être remplacés : l'exemple de l'ADEMI                                                     79, Encadré 5.3 L'évaluation rigoureuse des besoins conditionne le succès, d'un système d’information de gestion : le cas de PRODEM  86, Encadré 5.4 Sous-traitance de l'élaboration d'un système personnalisé. Ces deux concepts sont généralement décrits en termes de mégaoctets, c'est-à-dire en millions d'éléments d'information, ce qui explique en partie la confusion. Le choix de l'une des trois options considérées dépend donc des réponses apportées aux trois questions précédentes (voir le tableau 5.1, page 83). Est en cours d'installation à Porto Rico, en Amérique centrale et en Australie (26 mutuelles de crédit comptant plus de 150 agences). En cas d'infraction, un message automatique pourrait apparaître sur l'écran, pour indiquer aux utilisateurs que leurs droits d'accès ne leur permettent pas d'effectuer l'opération tentée. Lorsqu'un utilisateur peut aisément entrer des opérations dans n'importe quelle période comptable, l'intégrité des comptes peut être compromise. ? ? Cependant certaines fonctions de l'entreprise peuvent être gérées par d'autres SI standards ou spécifiques en fonction des besoins et des particularités de l'entreprise. Un lien est-il établi entre les comptes d'épargne et les crédits ? 3030   DOTATION EN CAPITAL, EXERCICE EN COURS. Ce rapport récapitule les informations sur le portefeuille à risque présentées dans plusieurs autres rapports, et indique le montant de la provision pour créances douteuses sur la base des pourcentages généralement utilisés. Copies des derniers états financiers vérifiés   ? Il faudra programmer le système de manière à pouvoir entrer le coefficient d'indexation et convertir les soldes et les transactions de la manière voulue. Informations nécessaires à la planification stratégique Les informations stratégiques servent essentiellement au conseil d'administration et à la direction de l'institution. Fondamentalement, quatre systèmes d'exploitation peuvent être installés sur PC : DOS, Windows 3.x 4,Windows 95, et Windows NT. Peut être modifié à mesure que l'institution évolue, Il peut devenir nécessaire d'écrire de longues séquences de programmation si l'institution ne veut pas modifier son mode de fonctionnement et ses conventions comptables. Les institutions qui dépendent du financement de bailleurs de fonds, dont le calendrier n'est pas toujours bien déterminé, doivent se doter de marges de liquidité confortables18. La ligne 5, remboursements du principal, est difficile à calculer. Il est encore plus important d'obtenir des informations sur l'appui technique que d'évaluer les caractéristiques et les capacités du système. de sorte qu'il leur est difficile de reproduire ou de maintenir des relations complexes entre les données.